Wenn es um die Einführung und Unterhaltung der Unternehmenssoftware geht, sind die Wünsche häufig ähnlich: eine schnelle Implementierung bei geringen Kosten, standardisierte Prozesse und ein System, dass sich immer auf dem neusten Stand befindet. Die Lösung für diese Anforderungen heißt SAP Public Cloud.
Während SAP Transportation Management (SAP TM) als On-Premises Version ein Transportmanagementsystem (TMS) mit vielen Möglichkeiten zur Individualisierung darstellt, liefert die SAP TM Public Cloud Lösung eine Vielzahl vordefinierter Prozesse. Einen dieser vorgegebenen Prozesse behandelt den Outbound-Prozess, welchen wir hier im LKW-Szenario von der Planung bis zur Abrechnung vorstellen.
1.
Scope Items und Prozessübersicht
In der SAP Public Cloud werden vordefinierte Prozesse in sogenannten Scope Items unterteilt. Eine kleine Auswahl dieser Scope Items (z.B. 6W2) findest Du in Abbildung 1, die zeitgleich das Outbound-Szenario als End-to-End-Prozess dargestellt. Wenn Du mehr über Scope Items und über die S/4HANA Public Cloud erfahren willst, schau Dir gern den Blogbeitrag an.
2.
Transportplanung in der Public Cloud
Das Scope-Item Transportplanung unterstützt die Verkehrsträger (Mode of Transport) Straße, Bahn, See und Luft.
In SAP TM erfolgt die Planung bzw. Disposition auf Basis sogenannter Transportbedarfe. Transportbedarfe bilden neben dem klassischen Kundenauftrag auch Bestellungen, Umlagerungen, Retouren oder Lieferpläne ab. Aus unterschiedlichen Transportbedarfen werden automatisch Frachteinheit generiert. Eine Frachteinheit wird als kleinstes planbares und transportfähiges Objekt im Transportmanagementprozess definiert und stellt eine Zusammenstellung von Waren dar, die gemeinsam durch die gesamte Transportkette transportiert werden.
Für die Verplanung von Frachteinheiten, stellt das Transport-Cockpit das zentrale Planungstool dar. Hier werden die zu verplanenden Frachteinheiten und die bereits geplanten Frachtaufträge angezeigt. Ebenfalls werden die LKW-Ressourcen angezeigt, damit die manuelle Planung durchgeführt werden kann. Bei der manuellen Transportplanung im Transport Cockpit werden eine oder mehrere Frachteinheiten sowie eine LKW-Ressource markiert und direkt miteinander zu einem Frachtauftrag verplant.
Neben der rein manuellen Planung bietet SAP TM Möglichkeiten zur sogenannten „gruppenbasierten Planung“. Bei der gruppenbasierten Planung können mehrere Frachteinheiten automatisch nach definierten Kriterien zu Frachtaufträgen verplant werden. Für die gruppenbasierte Planung spielen neben dem Planungsprofil insbesondere die Bedarfsgruppierungsprofile eine zentrale Rolle.
Auf Basis vordefinierter Gruppierungsregeln können kundenspezifische Planungsprofile erstellt und bei der Planung im Transportcockpit angewendet werden. Gruppierungsregeln sind kombinierbar. Dazu zwei Beispiele: Angenommen es gibt drei Frachteinheiten mit einer gemeinsamen Versandstelle und das Entladedatum weicht bei einer von drei Frachteinheiten ab. Das Ergebnis der gruppenbasierten Planung ist, dass zwei Frachtaufträge geplant werden. In einem anderen Beispiel haben alle drei Frachteinheiten unterschiedliche Versandstellen oder Entladedaten. Das Ergebnis der gruppenbasierten Planung ist nun, dass drei Frachtaufträge erstellt werden. Die Vorteile bei der Verwendung von Bedarfsgruppierungsprofilen sind, das Einsparen von Arbeitszeit und das planenden Personen jederzeit die Möglichkeit gegeben ist manuell in die Transportplanung einzugreifen.
Die gruppenbasierte Planung kann auch als kleiner Bruder des mächtigen VSR Optimizers angesehen werden. Letztere ist in der Public Cloud nicht verfügbar. Wer in den Genuss einer VSR-Optimizer gestützten Planung kommen möchte, benötigt die SAP Public Cloud bzw. eine On-Premises Version von SAP TM.
Ist die manuelle oder gruppenbasierte Planung abgeschlossen, wird als nächstes der Frachtauftrag mit einem Spediteur (Stammdaten) verknüpft, der den Transport ausführt. Wenn dies erfolgt ist, kann eine Kostenberechnung für den Transport angestoßen werden.
Wenn Frachtaufträge an Spediteure vergeben werden sollen (Tendering), können relevante Daten (siehe Frachtauftrag) an ein externes System übermittelt werden. Das heißt, Informationen können also direkt an einen Spediteur gesendet werden, der diese wiederum prüft und an das Ausgangssystem zurückübermittelt. In der Regel erfolgt dieser Datenaustauch über eine Schnittstelle und der Status im Frachtauftrag wird entsprechend im eigenen SAP TM System automatisch aktualisiert.
Wenn die Transportplanung und ggf. die Vergabe eines Transportes an einen Spediteur erfolgt ist, triggert SAP TM für Kundenaufträge, in den bereits angelegten Frachtaufträgen, Lieferungen (Deliveries) anzulegen. Lieferungen können z.B. über die App „Frachtaufträge verwalten“ (Manage Freight Orders) oder direkt im jeweiligen Frachtauftrag generiert werden.
3.
Transportausführung in der Public Cloud
Nach erfolgreicher Durchführung der Transportplanung können verschiedene Status in SAP TM gesetzt werden. Wir sprechen hier von der Transportausführung.
Bevor der LKW zum Werk fährt, um die Ware abzuholen, wird zunächst der Ausführungsstatus des Frachtauftrages auf „Bereit für Transportausführung“ gesetzt.
Der LKW befindet sich im Zuge dessen auf dem Weg zum Werk, um die Ware abzuholen und anschließend zum Kunden zu transportieren. Sobald der LKW das Werk erreicht, setzt die zuständige Person den Ausführungsstatus (Quelle) auf „Angekommen“ und anschließend, wenn der LKW sich erfolgreich eingecheckt hat, auf den Status „Eingecheckt“.
Der LKW befindet sich jetzt physisch im Werk und wird beladen. Die Beladung wird systemseitig in SAP EWM gebucht. Beim Verlassen des Werkes wird der Ausführungsstatus (Quelle) des LKW in SAP TM auf „Ausgecheckt“ und anschließend auf „Abgefahren“ gesetzt.
Im Anschluss wird der Warenausgang systemseitig gebucht. Physisch befindet sich der LKW mit Ware sich auf dem Weg zum Kunden. Sobald der LKW beim Kunden eingetroffen ist, wird zur vollständigen Darstellung der Ausführungsstatus (Ziel) auf „Angekommen“ gesetzt.
4.
Frachtkostenberechnung in der Public Cloud
Mit SAP TM können Frachtkosten berechnet und somit eine Kostenprognose erstellt werden. Diese Kostenprognose ist sozusagen der Indikator für die tatsächlich anfallenden Kosten eines Frachtauftrages. Als Voraussetzungen der Frachtkostenberechnung sind einem Frachtauftrag eine Einkaufsorganisation sowie ein Spediteur zuzuordnen. Mit beiden Eingabeparametern kann SAP TM eine zuvor definierte Frachtvereinbarung ermitteln. Frachtvereinbarungen entsprechen geschlossenen Vertragen zwischen den Transport-Parteien und enthalten neben Kostenarten weitere vertraglich relevante Daten.
5.
Frachtabrechnung in der Public Cloud
In SAP TM wird die Buchung von Frachtrückstellungen über die App “Rückstellungsbuchungen überwachen“ (Monitor Accrual Postings) durchgeführt. In dieser App besteht die Möglichkeit, einen Überblick über alle gebuchten Objekte zu bekommen.
Rückstellungen können sowohl manuell als auch automatisiert gebucht werden.
Ist die Rechnung des Spediteurs eingetroffen, wird sie in einer App, die hier nicht näher beschrieben wird, geprüft und freigegeben. Neben dieser Möglichkeit der Rechnungsprüfung gibt es die Möglichkeit den Abrechnungsprozess mittels SOAP-Message (elektronische Rechnung z.B. via XML-Datei) oder Gutschriftsverfahren („Self Billing“) abzuwickeln.
Zum Schluss ein paar Worte zur leogistics GmbH: Als Dienstleister im Bereich SCM beschäftigen wir uns seit über einem Jahrzehnt mit dem Thema SAP Transportation Management (TM). Wenn Sie Unterstützung bei Ihren Vorhaben in der Logistik benötigen, zögern sie nicht uns zu kontaktieren.
Wir sind für Sie da!
Sie interessieren sich für das Thema Public Cloud? Schreiben Sie uns an unter blog@leogistics.com.
Leonie Ahrens
Associate Consultant
Jean Maurice Ernst Reichel
Consultant SAP Logistics
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