Case Study

Lübecker Hafen-Gesellschaft und leogistics: digitalisierte Abrechnungsprozesse für erhöhte Transparenz

Die Lübecker Hafen-Gesellschaft mbH (LHG) ist Deutschlands größte Hafenbetreiberin für rollende Ladung an der Ostsee. Die Terminals der LHG bieten wöchentlich mehr als 90 Abfahrten zu 20 Partnerhäfen weltweit. Damit den Kunden an 365 Tagen im Jahr optimale Transportbedingungen garantiert werden können, sind ausgefeilte IT-Systeme unerlässlich. Um den hohen Qualitätsstandard zu erhalten, entschied sich das Unternehmen, nach einer großen und umfangreichen Ausschreibung, die leogistics GmbH mit der Ablösung und Modernisierung der aktuellen Logistiksoftware durch die Yard-Management-Lösung leogistics d.s.c. zu betrauen.

Logo lhg
LHG

Die Lübecker Hafen-Gesellschaft mbH wurde 1934 gegründet. Als größte Hafenbetreiberin für rollende Ladung an der Ostsee schafft das Unternehmen Arbeitsplätze für über 700 Mitarbeiter:innen inklusive Beteiligungen. Von speditionellen Dienstleistungen über Kommissionierung bis zu Truck- und Waggonservice bieten die Expert:innen der LHG maßgeschneiderte Lösungen.

Mit steigendem Güterumschlag und komplexeren logistischen Prozessen im Hafen wuchsen auch die Anforderungen an eine Logistiksoftware. Dabei wurden die veralteten Abrechnungsprozesse in Lübeck immer mehr zum Problem. In der Vergangenheit rechnete LHG vieles manuell ab. Dies führte dazu, dass der Alltagsbetrieb nicht immer optimal durchgeführt werden konnte und es zu Reibungen in der operativen Abwicklung kam. Zudem war das manuelle Ausfüllen von Auftragsscheinen zeit-, kosten-, und personalintensiv.

Mit der Entscheidung für die Software leogistics d.s.c. hat die LHG die Grundlage gelegt, die aktuelle Logistiklösung der LHG-Gruppe (IHS 2.0) nach Geschäftsprozessen gestaffelt abzulösen und ein moderneres standardisiertes Tool zu implementieren. Der erste Schritt ist geschafft: Die LHG hat das Modul des leogistics-Abrechnungsprogramms produktiv für seeseitige Prozesse im Einsatz. So ist es den Kunden nun möglich, selbstständig elektronisch Aufträge anzulegen und Daten wie Anzahl der Frachteinheiten, Verpackungsart und Anlieferdatum zuzutragen. Damit verläuft die Abrechnung nahezu in Echtzeit sowie weniger fehleranfällig und der Prozess harmonischer.

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Interview mit Tom Österreich, ehem. Bereichsleiter Organisation, Informationstechnologie und Hafenbahn bei LHG

Hohe Anforderungen an das neue digitale Abrechnungssystem

Im Zentrum der Anforderungen an eine IT-Lösung für die LHG stand eine moderne Auftrags- und Abrechnungsverwaltung basierend auf einer Standard-Yard-Lösung. Eine besondere Rolle spielten dabei ein neu einzuführender, digitaler Auftragsschein sowie die Unterschiede bei der see- und landseitigen Abrechnung von Leistungen im Hafen. Daraus ergab sich folgendes komplexes Zielbild.

Die Kunden der LHG sollten über ein Webportal der Hafen-Gesellschaft Aufträge für Dienstleistungen an Frachteinheiten beauftragen und den Status des Auftrages verfolgen können. Die LHG wollte die eingegangenen Aufträge mithilfe einer Desktop-Anwendung prüfen, bearbeiten und zur Ausführung freigeben oder ablehnen können. Um Arbeitsaufträge abzuwickeln und zu dokumentieren, sollte im Hafen selbst eine mobile App zum Einsatz kommen. Abgeschlossene Aufträge wiederum wollte die LHG über die Desktop-Anwendung prüfen, bearbeiten und zur Abrechnung freigeben können.

Hintergrund: Die seeseitige Abrechnung der während eines Schiffsanlaufes durchgeführten Leistungen wie Löschen, Laden, Gatecharge, Vorstauen etc. erfolgt direkt an die Reedereien. Auch die Fakturierung der Hafengebühren geschieht auf diesem Wege. Landseitig steht die Abrechnung von Leistungen ohne Schiffsbezug, also z. B. Container von LKW abladen, Neufahrzeuge annehmen und verladen, lagern usw., gegenüber dem Eigentümer einer Frachteinheit im Fokus.

Eine große Herausforderung des Projekts war, die Interessen der unterschiedlichen Stakeholder unter einen Hut zu bringen. Man darf nicht vergessen, dass die scheinbar übersichtlichen Prozesse aus komplexen Sub-Prozessen bestehen. In jedem Sub-Prozess agieren unterschiedliche Beteiligte. Diese multidimensionalen Abläufe reibungslos zu gestalten, ist eine umfangreiche Aufgabe.

Marco Mohr
Projektleiter leogistics GmbH

Gemeinsam Lösungen finden mithilfe von Workshops

Das Kernsystem für die neue Abrechnungslösung war bereits in einem vorangegangenen Projekt entstanden. Für die Sicherstellung dieser Lösung musste vor der Erstellung des Grobkonzepts die Übertragung der operativen Daten aus dem LHG-Logistiksystem geklärt werden. leogistics entwickelte das System nach Wünschen der LHG nun weiter. Dafür definierten die Partner gemeinsam in mehreren Workshops, nach welchen Kriterien die Servicematerialien abgerechnet werden.

Das wichtigste Entscheidungskriterium der LHG für die leogistics d.s.c. war schließlich, sämtliche Abrechnungsschritte digital abzubilden – der manuelle und papierbasierte Aufwand war in der Vergangenheit einfach zu groß. Heute wird durch die Integration der Abrechnungslösung der leogistics d.s.c. eine Verbindung zum bestehenden Terminal Operating System (IHS 2.0) und der aktuellen SAP ERP-Installation der LHG-Gruppe geschaffen und damit ein bisher manueller Prozess digitalisiert.

leogistics d.s.c. vereint die unterschiedlichen Anforderungen

Das vorhandene TOS der LHG übermittelt nun operative Daten zu Schiffsanläufen, Frachteinheiten und durchgeführten Leistungen an die leogistics d.s.c. Diese stellt Abrechnungsdaten der seeseitigen Aufträge der Lübecker Terminals heute vollständig digital bereit. Die Abrechnungsabteilung der LHG prüft die Daten zu den Schiffsanläufen, bearbeitet sie gegebenenfalls und ergänzt fehlende Daten. Die bearbeiteten Schiffsbesuche verarbeitet das System, erstellt digitale Abrechnungsbelege und übermittelt sie an das Enterprise Resource Planning. Dieses wiederum erstellt aus den Belegen Kundenaufträge und Rechnungen. Informationen über durchgeführte landseitige Leistungen entnimmt es dem neuen digitalen Auftragsschein und überträgt sie aus einem Vorsystem in die leogistics d.s.c. Die dortige Abbildung erfolgt in Yard-Belegen, Aktivitäten und einem Status.

Das Paket der Standardsoftwarelösungen der leogistics GmbH bietet einen technisch hochwertigen Ansatz über alle Prozesse hinweg. Es verfügt über einen strukturierten modularen Aufbau, eine integrierte Lösung für einen schnellen Datenfluss und die Möglichkeit, jederzeit selbst Anpassungen vorzunehmen. Optimale Planung, Echtzeitinformationen der Prozesszustände und Flexibilität: Genau diese Faktoren machen einen Hafen ‚smart‘.

Tom Patrik Österreich
Lübecker Hafen-Gesellschaft mbH

Das Ergebnis: weniger Fehler und höhere Geschwindigkeit bei deutlich reduziertem manuellem Aufwand. Unter dem Strich spart die LHG damit bei der Abrechnung seeseitiger Aufträge sowohl Zeit als auch Kosten. Künftig wird das Unternehmen auch die landseitigen Abrechnungsprozesse sowie weitere Teilprozesse Schritt für Schritt mittels des digitalen Auftragsscheins digitalisieren. Neben dem Yard Management ist die Einführung des Moduls „leogistics Rail“ in Arbeit. So wird in Zukunft ein Lösungsansatz für alle Verkehrsträger und Anwendungsbereiche bereitgestellt. Dabei spielt die volle Integration der einzelnen Verkehrsträger für die LHG eine wichtige Rolle.

Ein Blick in die nächsten Projektphasen der Zukunft:

  • Verwaltung, Steuerung und Optimierung von Frachteinheiten beim Laden und Löschen von Schiffen sowie im landseitigen Yard-Prozess mit der Gate-Zu- und Abführung, Abbildung und Optimierung von internen Umfuhren von Frachteinheiten
  • Schulterschluss und Integration mit dem Hafenbahnprojekt
  • Terminals mit Schienenanbindung
  • Produktivsetzung der Optimierung Übergang Bahn und Terminal
  • Anbindung eines Kran- und Prozessoptimierers am KV-Terminal Skandinavienkai
  • Traingate-Integration in die Gesamtlösung

KONTAKT

SPRECHEN SIE MICH AN​

Sie interessieren sich für State-of-the-Art-Logistiklösungen? Dann bin ich Ihr Ansprechpartner. Ich freue mich auf Ihren Anruf oder Ihre Nachricht per Kontaktformular. 

Christian Piehler
Mitglied der Geschäftsleitung

Neues von leogistics in Ihr Postfach

Jetzt anmelden und Zugang zu unserem kostenlosen Whitepaper und Downloads erhalten.