Best Practices für erfolgreiche Implementierungsprojekte
In den vergangenen Monaten haben wir uns in diesem Blog intensiv mit den Herausforderungen bei der Implementierung von Logistik-Standardsoftware beschäftigt. Welche Implementierungsoption ist unter den gegebenen Umständen die richtige für Sie? Wo liegen die Grenzen der SAP-Standardsoftware und wie lässt sie sich für individuelle Anforderungen erweitern? Wie können Sie die Einführung am besten begleiten und unterstützen? In diesem Artikel nehmen wir den Ball wieder auf und schauen uns die Schlüsselfaktoren für eine erfolgreiche Implementierung an.
Herausforderungen
Die Implementierung einer Logistik-Software ist häufig von strategischen und operativen Zielen getrieben. Sie ist mit der Verbesserung der Betriebsabläufe, des Reportings und Forecastings sowie der Steigerung der Prozesseffizienz durch Digitalisierung und Automatisierung verbunden.
Der Umsetzungsprozess ist komplex und geht mit organisatorischen Herausforderungen einher, während mehrere Interessenvertreter mit unterschiedlichen Erwartungen beteiligt sind. Unvorhergesehene Ereignisse können den Projekterfolg zusätzlich erschweren.
Unzureichende Kommunikation und ein mangelndes Bewusstsein für die Bedeutung des Projekts können zu Problemen führen, beispielsweise in Hinblick auf fehlende Ressourcen in Form von Zeit und Budget, welches Projektbeteiligten zugestanden wird.
Zudem kann die Angst vor Veränderungen gegenüber altbekannten Verantwortlichkeiten und Rollen zu Widerständen führen. Die Auswirkung dieser Ängste auf das Projekt wird oft unterschätzt. So wird die Einbeziehung der End-User sowie deren Schulung häufig aufgrund gering eingeschätzter Priorität oder fehlender Ressourcen an das Ende eines Projekts gestellt.
Organisationsbedingte Herausforderungen können ein Projekt negativ beeinflussen, wenn sie vernachlässigt werden. Ein Bewusstsein für diese und zugehörige Best Practices zu schaffen ist daher sinnvoll.
Schlüsselfaktoren für den Erfolg
Um die oben beschriebenen Hürden zu meistern, sind in den verschiedenen Phasen einer Implementierung diverse Faktoren zu beachten, die im Folgenden näher betrachtet werden.
Top Management Support und Kommunikation
Die Unterstützung, das Engagement und der Rückhalt des Top-Managements sind entscheidende Faktoren für ein erfolgreiches Projekt, indem erforderliche Ressourcen zur Verfügung gestellt werden. Die Implementierung sollte nicht einfach nur als ein weiteres IT-Projekt, sondern vielmehr als logistischer Business Case behandelt werden sollte, dessen Folgen sich auf zentrale Arbeitsabläufe von Beteiligten auswirkt. Die Bedeutung des Projekts und dessen Nutzen sollten kommuniziert werden sowie daraus resultierende Konsequenzen für das Tagesgeschäft klar gemacht und unterstützt werden.
Kommunikation ist in allen Projektphasen von entscheidender Bedeutung. Um die Wahrscheinlichkeit von Frustration durch unterschiedliche Fachsprachen zu mindern und ein gemeinsames Verständnis zu schaffen, ist eine ganzheitliche und offene Kommunikation entscheidend. Darüber hinaus gilt es, Verantwortlichkeiten und Erwartungen klar zu kommunizieren, insbesondere zwischen externen und internen Projektmitgliedern. Während Consultants den Kunden proaktiv durch Optionen und daraus abgeleiteten Handlungsempfehlungen beraten, können interne Projektmitglieder durch firmeneigenes Fachwissen aktiv mitwirken.
Projektmanagement und Team
Die Aufstellung eines klaren Projektplans trägt zu einem positiven Projektverlauf bei. Hier werden erforderliche Ressourcen definiert, Verantwortlichkeiten zugewiesen und Projektumfang sowie Meilensteine festgelegt. Klar definierte Ziele erleichtern es, den Fortschritt zu verfolgen, die Performance zu bewerten sowie im Falle von Planabweichungen entsprechende Maßnahmen abzuleiten.
Die Zusammensetzung des Teams ist für ein erfolgreiches Projekt ebenso von Bedeutung. Sie erfordert eine qualifizierte Projektleitung zur Festlegung von Prioritäten sowie zur Koordination und Kommunikation. Daneben ist ein ausreichendes Maß an funktionaler Vielfalt in Bezug auf das Fachwissen der Teammitglieder, wie z. B. Key-User, IT-Verantwortliche und Consultants, wichtig.
Change Management
Um den oben beschriebenen Ängsten vor Veränderung entgegenzuwirken, kann ein proaktives Projektteam die Beteiligten durch Workshops und Schulungen integrieren. Damit kann der Widerstand verringert, das Zugehörigkeitsgefühl gestärkt und wertvoller Input gefördert werden (User Centricity).
Eine frühe Einbindung sollte jedoch sorgfältig angegangen werden. Die Präsentation von zu komplexen Einblicken in eine noch unfertige Lösung kann zusätzlich Angst bei den Nutzern hervorrufen. Daher sind ein frühzeitiges Integrieren und Kommunizieren zwar eine gute Herangehensweise, um Verständnis und Zugehörigkeit zu schaffen; dennoch sollten Schulungen und sonstige Einbeziehungen in nachvollziehbaren Schritten mit einem angemessenen Detailgrad erfolgen. Gutes Erwartungsmanagement in Bezug auf bestimmte Interessensgruppen ist hier sowie auch während des gesamten Projekts von besonderer Bedeutung.
Business Process Reengineering
Der Umfang der individuellen Systemanpassung ist eine wichtige Entscheidung, die langfristige Auswirkungen hat. Die Implementierung des Standardprodukts und die Anpassung der Geschäftsprozesse an das System erfordern oft die Bereitschaft zum Neu-Denken bestehender Prozesse. Die Alternative bestünde in einem hohen Grad an Individualisierung. Dies entspricht den bestehenden Geschäftsprozessen, kann allerdings spätestens bei System-Updates zu Problemen führen. Ein Weg, die Vorteile aus beiden Extremen zu nutzen, kann durch Anpassungen auf der Ebene der Soft-Codierung beschritten werden.
Anforderungsmanagement
Ein weiterer wesentlicher Schlüsselfaktor für ein erfolgreiches Projekt bezieht sich auf eine sorgfältige Voranalyse der Anforderungen und Ziele. Nur wenn diese klar definiert sind, können geeignete Entscheidungen getroffen und Handlungsempfehlungen abgeleitet werden. Daher ist die Aufwendung entsprechender Ressourcen für die Abbildung der aktuellen Prozesse angemessen. In der Methodik von leoprojects wird dies vom Projektteam während der Konzept- und Designphase analysiert und als Grundlage genutzt (Lastenheft). Dies stellt eine solide Ausgangsbasis für die Ermittlung der Anforderungen an die neue Software sowie an den künftigen Prozess dar, um letztendlich konkrete Verbesserungen zu erzielen. Die Analyse des Ist-Prozesses durch die Einbeziehung verschiedener Interessengruppen fördert die anschließende Auswahl einer geeigneten Software.
Zusammenfassung
Eine sorgfältige Vorbereitung, welche nicht nur die Kommunikation von Projektzielen sowie des angestrebten Nutzens einschließt, sondern auch solides Erwartungsmanagement und die frühzeitige Einbindung von Key-Usern, kann in hohem Maße zu einer konstruktiven Atmosphäre im Projekt beitragen.
Am Ende geht vieles zurück auf die Notwendigkeit einer detaillierten und gut vorbereiteten Anforderungsanalyse, die vor der tatsächlichen Implementierungsphase durchgeführt werden sollte. Eine gute Vorbereitung ist alles.
Bei Fragen zu diesem oder anderen Themen im Blog wenden Sie sich bitte an blog@leogistics.com.
Kathrin Janshen
Consultant SAP Logistics
