Durch Voranmeldung und Kollaborative Prozesse die LKW-Abfertigung optimieren
Wie lassen sich Standzeiten minimieren? Wie können Check-In und Check-Out Prozesse auf dem Werksgelände effizienter gestaltet werden? Wie können Wartezeiten vor dem Werk oder bei der Be- und Entladung vermieden werden?
Der im Folgenden aufgezeigte Lösungsansatz versteht sich wie ein Baukastenprinzip. Durch die Kombination der individuell auf Ihre Prozesse und physischen Gegebenheiten zugeschnittenen Mittel erreichen Sie garantiert, dass
- der Turnaround einer Anlieferung oder Abholung verbessert und damit Standgeld reduziert wird,
- sich die gesteigerte Zufriedenheit der Fahrer positiv auf die Zusammenarbeit an Pforte und Laderampe auswirkt und
- Prozesskosten gesenkt werden können.
Kosten- und Zeitersparnis durch Kooperation
In vielen Fällen kommen Fahrer über einen längeren Zeitraum wiederholt auf Ihr Werksgelände und kennen die Abfertiger. Sie sind mit den Gepflogenheiten vertraut und benötigen nur in Ausnahmefällen eine Einweisung. Sie brauchen keine Wegbeschreibung zu den Ladestellen und wissen, wo es einen Kaffee gibt.
Warum sollten Sie sich diesen Vorteil also nicht zu Nutze machen?
Bereits der Check-In Prozess kann für LKW-Fahrer aufgrund von verkehrsbedingten Verspätungen und Verzögerungen mit langen Wartezeiten verbunden sein. Um die Durchlaufzeit zu erhöhen und die Wartezeiten für den Fahrer zu minimieren, können verschiedene Prozessoptimierungen vorgenommen werden.
Eine Voraussetzung dabei ist, dass Informationen über Fahrer und Transport bereits vorab an den Verlader übermittelt werden.
Einsatz einer Fahrerdatenbank
Vereinfachen Sie Sicherheitsüberprüfungen und den Check-In Prozess, indem Sie alle bekannten Fahrer in einem Fahrer-Register anlegen. Jeder Fahrer muss beim Check-In Prozess Fahrzeug- und Fahrzeugführer-bezogene Daten angeben, welche dann durch den Abfertiger überprüft werden. Dieser Prozess muss in jedem Unternehmen und bei jedem Check-In wiederholt werden. Speziell für Stammfahrer und Fahrer, die mehrfach am Tag das gleiche Werk anfahren ist dieser Prozess ein Zeitfresser.
Dabei werden die relevanten Daten der Fahrer in einer Datenbank einmalig angelegt und gespeichert. Der Fahrer muss sich zwar weiterhin am Schalter melden, jedoch verläuft die Datenüberprüfung schneller, da die Daten bereits erfasst sind und die Dokumente lediglich mit den vorliegenden Daten abgeglichen werden. Dabei können Daten wie der Führerschein, Personalausweis aber auch ADR-Zulassungen in der Datenbank hinterlegt werden.
Kooperation beim Check-in
Wird die genutzte Fahrerdatenbank direkt in den Check-In Prozess integriert, können die Durchlaufzeiten der Fahrer weiter gesenkt werden. Mit einer Integration in den Check-In Prozess kann die Dateneingabe auf den Namen des Fahrers oder die Fahrernummer sowie das Fahrzeugkennzeichen reduziert werden. Alle weiteren Daten werden automatisch aus der Datenbank übernommen. Die Registrierung beim Check-In erfolgt in diesem Fall durch Verwendung einer Transportnummer, idealerweise bereitgestellt per Barcode. Dieser Barcode wird mit Auftragsbestätigung an die Spedition übermittelt.
Zusätzlich können Plausibilitätschecks integriert werden, die bestimmte Daten aus der Datenbank überprüfen, beispielsweise die Gültigkeit der Dokumente (insbesondere Führerscheingültigkeit, ADR-Zulassungen und individuelle Sicherheitsunterweisungen).
Sicherheit im Werk
Diese Prozessoptimierung bietet nicht nur Vorteile in Hinblick auf die Minimierung der Durchlaufzeiten, sondern auch umfangreiche Vorteile für den Werkschutz:
- Durch das Erfassen der Ein und Ausfahrtzeiten sind alle relevanten Fahrer- und Fahrzeug-bezogenen Informationen zu jedem Zeitpunkt verfügbar. Spezielle Reports können als Feuerwehrliste dienen, die im Notfall bei Evakuierungen herangezogen werden.
- Ist ein Fahrer für die geplante Ausfahrt überfällig und soll kontaktiert werden, kann dies über die in der Datenbank hinterlegte Telefonnummer oder direkt per App erfolgen.
- Es können Zutrittsbefugnisse aber auch mögliche Zutrittssperren in einer Datenbank gespeichert werden. Dabei können weitere Informationen zur Verifizierung hinterlegt werden, wie Fingerprint oder PINCodes.
- Eine Historie aller Besuche eines bestimmten Fahrers kann über eine simple Abfrage über alle Transportbelege zu dem Stammdatum „Fahrer“ durchgeführt werden.
Self-Check-in
Der Check-In Prozess und die verbundene Wartezeit und generelle Durchlaufzeit kann noch weiter optimiert werden, wenn für den Check-In Prozess ein Self-Check-In Terminal genutzt wird. An einem solchen Terminal können Fahrer durch den Scan oder die Eingabe des Referenzbelegs, des Namens und der restlichen transportrelevanten Daten den Check-In selbständig durchführen. Dabei können die gleichen Plausibilitätsprüfungen integriert werden, die bei dem Schalter Check-In und der integrierten Fahrerdatenbank ebenfalls durchgeführt werden. Verhindert eine solche Prüfung den Fahrer am Self-Check-In, kann dieser an den Schalter verwiesen werden, wo seine Daten in der Datenbank überprüft oder aktualisiert werden.
Sicherheitsunterweisung beim Self-Check-in
Wird bei der automatischen Gültigkeitsprüfung der letzten Sicherheitsunterweisung festgestellt, dass der die Prüfung gemäß Firmenrichtlinie erneut durchgeführt werden muss, kann im Check-In Terminal zu dem entsprechenden Fragenkatalog navigiert werden. Um seine Registrierung abzuschließen, muss der Fahrer nun eine Reihe sicherheitsrelevanter Texte lesen und Fragen beantworten.
Abrufsteuerung
Mit der Nutzung einer Fahrerdatenbank kann nicht nur der Check-In Prozess, sondern auch die Abrufsteuerung optimiert werden. Wenn die Telefonnummer des Fahrers in der Datenbank hinterlegt ist, gibt es die Möglichkeit direkt bei dem Check-In oder zu einem späteren Zeitpunkt den Abruf vom Parkplatz an die Ladestelle über eine SMS oder per App zu steuern. Der Abruf erfolgt dabei, sobald eine Ladestelle durch Abfahrt der Prozessvorgängers wieder frei wird. Hiermit werden zusätzlich zu den Wartezeiten bei dem Check-In Prozess die Wartezeiten an der Ladestelle reduziert und insgesamt der reibungslose Ablauf auf dem Yard sichergestellt. Speziell Bottleneck-Ladestellen können mit Hilfe dieser Maßnahme eine gleichmäßig verteilte Auslastung erzielen.
Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
Es muss jedoch beachtet werden, dass die Nutzung einer Fahrerdatenbank den Richtlinien der DSG-VO unterliegt. Ist der eigentliche Verwendungszweck der personenbezogenen Daten nicht mehr gegeben, müssen die Daten aus der Datenbank gelöscht und jegliche Verbindung zu dem Datensatz anonymisiert werden.
Dabei hat sich nach unserer Projekterfahrung die Verwendung von fest eingeplanten Lösch-Reports als ein sehr gutes Mittel erwiesen, alte Datensätze aufzuräumen.
Vorteilde der Kooperation
Eine effiziente Hofsteuerung fußt auf der Verfügbarkeit sicherheits- und prozessrelevanter Informationen. Die Avisierung von Anlieferungen und Abholungen spielt dabei ebenso eine Rolle wie Informationen über Fahrer und Fahrzeug. Der Detailgrad der bereitgestellten Informationen variiert dabei je nach Grad der angepeilten Automatisierung und nach Branchenbezogenen Besonderheiten (zum Beispiel Zertifikate in der Getränkeindustrie).
Insgesamt kann der Datenerfassungsprozess in einem Unternehmen stark verbessert werden und durch nützliche Checks noch effektiver gestaltet werden.
Mit der leogistics d.s.c. stellen wir Ihnen eine Lösung zur Verfügung, um Ihre Yard Prozesse mit Hilfe der vorgenannten Lösungsbestandteile zu optimieren. Wir ermöglichen es Ihnen, Stand- und Wartezeiten zu reduzieren und die Prozesse mit Fahrern und Spedition kollaborativ – und damit effizienter – zu gestalten.
Bei Fragen zu diesem und anderen Themen im Blog wenden Sie sich bitte an blog@leogistics.com.
Nina Mallien
Consultant SAP Logistics
