Wie starte ich ein erfolgreiches Implementierungs- oder Optimierungsprojekt
IT-Projekte sind oftmals langwierig und risikobehaftet. Ein Grund dafür liegt häufig in der falschen Erwartungshaltung sowohl auf Auftraggeber- als auch auf Auftragnehmerseite. Wir möchten Ihnen aufzeigen, wie Sie als Kunde von Beginn an einen positiven Einfluss auf den Projekterfolg ausüben und damit Projektdurchführungskosten senken können.
Was genau sollte ich vor Projektbeginn geklärt haben? Welche Aufgaben kann ich ohne den Implementierungs- und Optimierungspartner übernehmen? Womit fange ich an? Diese Fragen wollen wir in folgendem Beitrag exemplarisch klären.
Aktiv mitwirken - der innterne Kickoff
Im Fokus Ihres internen Kickoffs steht die Zusammenstellung eines Projektteams. Wer trägt die Verantwortung für welche Bereiche? Wer erfüllt welche Funktion im Projekt? Definieren Sie außerdem Ihre Projektziele und erwünschten Ergebnisse.
„Kaum verloren wir das Ziel aus den Augen, verdoppelten wir unsere Anstrengungen.“
Es lohnt sich, bereits früh einen Projektplan zu erstellen, welcher auch erste Meilensteine erfasst. Ihr Projektteam kann nun beginnen, die folgenden Dokumente zu erarbeiten.
Die wichtigsten Vorbereitungen
Anforderungsdokument
Ihre Erwartungen an die neue IT-Lösung erfassen Sie in einem Anforderungsdokument. Anhand des von Ihnen festgelegten Soll-Prozesses, können Sie alle Funktionen identifizieren, welche die IT-Lösung enthalten muss. Bei diesem Prozess kann unser Beratungsteam Sie mit umfangreicher Projekterfahrung unterstützen. Dazu ist es hilfreich, den Prozess mit einem Prozessflussdiagramm grafisch darzustellen. Auch lassen sich die künftigen Nutzergruppen so leichter identifizieren. Ebenso, ob es einer oder mehrerer Anwendungen bedarf. Soll die Anwendung nur auf Desktop-Computern genutzt werden oder muss diese ebenfalls auf Mobilgeräten lauffähig sein? Diese und ähnliche Informationen sind Grundlage für das Lösungsdesign und bilden die Basis des Anforderungsdokuments.
MoSCoW Assessment
Haben Sie alle benötigten Funktionen der neuen IT-Lösung identifiziert und erfasst, legen Sie im nächsten Schritt fest, welche Priorität die einzelnen Funktionen haben. Dazu eignet sich ein MoSCoW Assessment. Indem Sie Ihre benötigten Funktionen in „Must haves”, „Should haves“, „Could haves”, und „Won‘t haves” einordnen, können Entwicklungspakete zusammengestellt werden. So können zum Beispiel alle Funktionen die Sie als “Must have” eingestuft haben, in einer ersten Version der Lösung umgesetzt werden. Alle weiteren Prioritäten folgen in nachgelagerten Versionen. Damit ist bereits nach kurzer Zeit ein Produkt einsatzbereit, das die wichtigsten Funktionen beinhaltet. Lange Implementierungsphasen lassen sich so in kürzere Sprints aufteilen und es kann flexibel auf mögliche Änderungen reagiert werden.
Lastenheft / Pflichtenheft
Das Lastenheft wird von Ihnen im Vorfeld erstellt und dient dazu, die Anforderungen an unsere Lösung detailliert zusammenzufassen und zu präzisieren.
Anhand des Lastenheftes erstellen wir ein Pflichtenheft, welches beschreibt, wie die Anforderungen aus dem Lastenheft von uns umgesetzt und gelöst werden.
Aufgaben und Verantwortlichkeiten verteilen: Die RACI-Methode
Mit der RACI-Methode können Sie übersichtlich darstellen, welche Projektteilnehmer welche Verantwortung tragen. Die vier Kategorien sind „Responsible“, „Accountable“, „Consulted“ und „Informed“. In einer Matrix können nun den jeweiligen Projektteilnehmern Rollen zugewiesen werden.
| Responsible | sind dabei eine oder mehrere Personen, welche an der Umsetzung einer Aufgabe arbeiten oder ein Ergebnis erarbeiten. |
| Accountable | ist derjenige, der letztendlich für die korrekte und gründliche Ausführung des Liefergegenstandes oder der Aufgabe die Verantwortung trägt. |
| Consulted | wird bei denjenigen eingetragen, deren Meinung eingeholt wird (typischerweise Fachexperten). |
| Informed | wird eingetragen, wenn die Person über den Fortschritt auf dem Laufenden gehalten werden soll. |
Die leogistics Projektmethodik
leogistics hat auf der Basis von vielen durchgeführten Kunden- und Entwicklungsprojekten eine eigene Projektmanagementmethodik – leoprojects – entwickelt. In leoprojects finden sich Teile verschiedener Projektmanagementansätze wieder, welche wir durch pragmatische Ansätze aus der Praxis ergänzt haben.
Durch die Anwendung der leoprojects-Methode können wir:
- den Projektablauf strukturieren,
- Risiken frühzeitig erkennen und gegensteuern,
- die eine valide Aussage über die Einhaltung der vereinbarten Kosten geben und
- die geplante Implementierungszeit einhalten.
Basierend auf unseren Erfahrungen in Implementierungsprojekten haben wir einen typischen leogistics Projektverlauf skizziert und in Phasen unterteilt. In diesen Phasen finden unterschiedliche Projektmanagementprozesse Anwendung.
Teilagilität in der Realisierungsphase
Der Einbezug des Fachbereichs ist insbesondere dann enorm hilfreich, wenn in der Realisierungsphase die Lösung teil-agil umgesetzt wird. Bereits bei der Anforderungsanalyse lassen sich Bestandteile des Liefergegenstandes in zwei Kategorien einordnen:
- Manche Anforderungen müssen bereits zu Beginn der Realisierungsphase exakt definiert werden, da sie großen Einfluss auf das Endergebnis haben. Das trifft auf nahezu alle grundlegenden Entscheidungen zur System- und Prozessarchitektur zu, wie bspw. Quelle und Senke von Informationen.
- Andere Anforderungen können bis zu einem bestimmten Punkt in der Realisierung unspezifiziert bleiben. Für diese Anforderungen kann eine agile Methode sinnvoll sein und die Reihenfolge dieser Anforderungen sowie deren exakte Ausprägung kann frei gestaltet werden. Beispielhaft seien hier das Anzeigen von Feldern im UI sowie deren Ausprägung als Pflichtfeld und die Implementierung von Regelwerken genannt.
Wo stehen wir?
Während des Projektverlaufs können regelmäßige Jour Fixes und Team Meetings stattfinden, in denen der aktuelle Stand und Herausforderungen besprochen werden. Zusätzlich können wöchentliche Health Checks terminiert und durch den Austausch von Template-basierten Statusberichten unterstützt werden. Dies sichert den Überblick über den aktuellen Projektstand. Verzögerungen und Probleme lassen sich rechtzeitig erkennen und es können Maßnahmen ergriffen werden, um gegenzusteuern.
Regelmäßiges Feedback zur Bestätigung des richtigen Kurses
Bereits frühzeitig sollte der entsprechende Fachbereich eingebunden werden, damit die späteren Endnutzer an die neue Lösung herangeführt werden und schon während der Entwicklungsphase Input beisteuern oder auf Probleme hinweisen können. Demos von Prototypen und Playback-Sessions unterstützen die Verständlichkeit der Lösung.
Um den Fortschritt im Projekt zu überwachen und zu visualisieren, kann die Erstellung eines Projektplans mit Meilensteinen und eines KANBAN-Boards helfen. KANBAN-Boards zeigen dabei Aufgaben als Informationskarten in ihrem jeweiligen Fertigstellungsgrad an.
Die Projektinitiierung mit leogistics
Bei leogistics blicken wir auf eine lange Historie erfolgreicher Implementierungsprojekte zurück. Dabei hat sich die leoprojects-Methode als ein sehr sinnvolles Mittel herausgestellt, Projekte in time and budget zu liefern. Insbesondere die klare Verteilung von Verantwortlichkeiten und detaillierte Anforderungen als Teil des Projektvertrages tragen enorm zu einer positiven Atmosphäre der Beziehung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer bei. Gerne stellen wir Ihnen unseren Projektmethodik für Ihre Implementierungs- und Optimierungsprojekte im Detail vor.
Bei Fragen zu diesem oder anderen Themen im Blog wenden Sie sich bitte an blog@leogistics.com.
Benjamin Student
Michel Templin
Consultants SAP Logistics
