Welche Bedeutung hat die Organisationsstruktur bei der Frachtkostenabrechnung in SAP TM?
In jedem SAP-System müssen die Organisationsstrukturen eines Unternehmens bzw. einer Unternehmensgruppe definiert werden. Diese sogenannten Organisationseinheiten sind eine der Grundvoraussetzungen für die Ausprägung eines Berechtigungs- und Rollensetups. Zudem bilden sie einen Rahmen, in dem alle relevanten Geschäftsprozesse in SAP TM ablaufen. Die Funktionalität der Planung innerhalb der Disposition könnte im SAP TM grundsätzlich ohne Organisationsstrukturen arbeiten, für die Be- und Abrechnung von Frachtkosten sind Organisationsstrukturen jedoch eine Voraussetzung.
Hybrid-Konstrukt – Organisationsstruktur als transportierbare Stammdaten
Genau genommen zählt die Anlage und Pflege der Organisationsstruktur im SAP TM zur Stammdatenpflege. Jedoch lässt sich die Organisationsstruktur auch transportieren. Das heißt, es handelt sich um eine Art Hybrid-Konstrukt – „transportierbare Stammdaten“.
Aufbau der Organisationsstrukturen im SAP TM
Eine Organisationsstruktur ist in der Regel hierarchisch aufgebaut. Wenn es sich um eine Unternehmensgruppe handelt, stellt der oberste Knoten die Konzernorganisation dar. Eine Ebene tiefer in der hierarchischen Darstellung stehen die einzelnen Unternehmen der Gruppe, die so genannten Unternehmensorganisationen. Sie entsprechen den „Buchungskreisen“ im SAP ERP. Wie der Buchungskreis definiert auch die Unternehmensorganisation die Hauswährung.
Das TM vergibt zu jeder Organisationseinheit eine interne achtstellige ID. Zusätzlich gibt es eine externe „Org. ID“. Es gibt die Möglichkeit, im SAP TM die Organisationsstruktur eines angebunden ERP-Systems zu übernehmen. In diesem Fall wird die externe „Org. ID“ automatisch mit der Nummer aus dem ERP befüllt. Eine andere Option ist, die Organisationseinheiten im SAP TM unabhängig vom ERP anzulegen. In diesem Fall wird die externe „Org. ID“ mit der eingangs erwähnten, internen achtstelligen ID vorbelegt. Die externe „Org. ID“ bleibt dann manuell pflegbar.
Im TM werden die Organisationseinheiten jeweils durch ihre Organisationseinheitsfunktion und ihre Organisationseinheitsrolle näher definiert. Die Organisationseinheiten unterhalb der Unternehmensorganisation werden grundsätzlich in drei Funktionen eingeteilt:
- Verkauf
- Einkauf
- Planung & Ausführung
4 verschiedene Organisationstypen in SAP TM
Wenn ein Transportdienstleister das TM betreibt, strukturiert die Verkaufsorganisation den Verkauf von Logistikdienstleistungen. Der Verkauf kann auch weiter untergliedert werden, beispielsweise in Verkaufsbüros und Verkäufergruppen. Relevant ist die Verkaufsorganisation in diesem Fall beispielsweise für die TM–Geschäftsobjekte Speditionsauftrag und Speditionsabrechnungsbeleg.
Betreibt ein Verlader das TM, dann repräsentiert die Verkaufsorganisation, zu welcher Organisationseinheit beispielsweise eine Lieferung bzw. ein lieferbasierter Transportbedarf gehört.
Die Beschaffung erfolgt immer in Bezug auf eine Einkaufsorganisation. Auch hier gibt es Unterschiede, aus welcher Sicht (Verlader oder Transportdienstleister) die Einkaufsorganisation genutzt wird. Aus Sicht eines Verladers wird gesteuert, aus welcher Organisationseinheit die Bestellung stammt, mit der Waren bei einem Lieferanten bestellt werden. Andererseits organisiert und führt sie alle Einkaufs– und Abrechnungstransaktionen im Zusammenhang mit den Logistikdienstleistungen von Spediteuren und Frachtführern durch. Die Einkaufsorganisation ist beispielsweise in den TM–Geschäftsobjekten Frachtauftrag und Frachtabrechnungsbeleg relevant.
Die Planungs- und Ausführungsorganisationen repräsentieren die verschiedenen Organisationseinheiten, die für die Planung und/oder Ausführung von Transporten zuständig sind. In diesem Zusammenhang organisieren diese Einheiten die Disposition der Transportaufträge sowie die Planung für die zu transportierenden Güter und führen dann entweder die erforderlichen Tätigkeiten selbst aus oder überwachen deren Ausführung, wenn sie fremdvergeben werden. Ähnlich wie die Einkaufsorganisationen können Planungs- und Ausführungsorganisationen in mehrere Gruppen unterteilt werden. Sie werden in den TM-Geschäftsobjekten Frachteinheit und Frachtauftrag verwendet.
Die „Niederlassung“ erfüllt mehrere Rollen
Während Verkaufs-, Einkaufs- sowie Planungs- und Ausführungsorganisationen gemäß ihrer Definition auf ihre spezifischen Aufgaben beschränkt sind, ist es in einigen Szenarien (wie beispielsweise dem Konzernlogistikszenario) erforderlich, dass dieselbe Organisationseinheit mehrere Aufgaben erfüllt.
Zu diesem Zweck kann eine generische Organisationseinheitsfunktion vom Typ Niederlassung definiert werden. Eine Niederlassung ist eine Organisationseinheit, die Verkaufs-, Einkaufs- sowie Planungs- und Ausführungsaktivitäten durchführen kann.
In einem Konzernlogistikunternehmen kümmert sich die Niederlassung sowohl um die Transportbedarfe von anderen Unternehmen innerhalb eines Konzerns, d. h. einer Unternehmensgruppe, als auch um Speditionsaufträge von Drittkunden. Hierzu kann sie sowohl eigene Fahrzeuge als auch Fahrzeuge von externen Spediteuren einsetzen. Sie bezahlt die externen Spediteure für deren Transportdienstleistungen, verrechnet die Frachtkosten auf die zugrunde liegenden Transportbedarfe der Schwesterunternehmen weiter und stellt auch Rechnungen an Drittkunden.
Beispielhaftes Modell einer Unternehmensgruppe mit Konzernlogistikunternehmen
Bei der Anlage von Organisationseinheiten gibt es einige Besonderheiten, die es zu beachten gilt, insbesondere beim Konzernlogistikszenario.
Unternehmen
- In das Feld „BSV OrgEinheit“ muss der Buchungskreis des ERP übernommen werden
- Zudem muss im Feld „Betriebsw. Systemverbund“ eine Verknüpfung zum ERP erfolgen
Besonderheiten im Konzernlogistikszenario:
- In der Unternehmensorganisation für den internen Transportdienstleister innerhalb der Unternehmensgruppe wird das Flag “Konzernlogistikunternehmen” gesetzt.
- Zusätzlich muss jeder Verlader-Unternehmens-Organisation für die debitorische Abrechnung ein Geschäftspartner zugewiesen sein. Im ATB/LTB (LTB = lieferbasierter Transportbedarf, ATB = auftragsbasierter Transportbedarf) wird über diese Informationen und unter Zuhilfenahme der jeweiligen Verkaufsorganisation die Partnerrolle “Lieferndes Unternehmen” ermittelt. Im internen Abrechnungsbeleg wird diese Geschäftspartnernummer standardmäßig in die Partnerrollen “Auftraggeber”, “Rechnungsempfänger” und “Regulierer” übernommen.
Verkaufsorganisation
- Bildet ab, zu welcher Verkaufsorganisation ein LTB bzw. ein ATB gehört.
Niederlassung
- Auf Ebene der Niederlassung muss ein Kostenprofil zugewiesen werden, damit das Konzernlogistikunternehmen sowohl debitorisch als auch kreditorisch abrechnen kann.
Besonderheiten im Customizing auf ERP-Seite und beim Transportieren
Grundsätzlich empfiehlt es sich, die in SAP TM angelegten Organisationseinheiten aufgrund ihrer IDs zu transportieren. Im SAP–Umfeld wird üblicherweise mit mehreren Systemen gearbeitet, beispielsweise Entwicklungs-, Qualitäts- und Produktivsystem. Transporte durch die Systemlandschaft stellen sicher, dass die IDs in jedem der Systeme gleichbleiben.
Auch im ERP Customizing gibt es Besonderheiten die zu beachten sind, sofern das TM side-by-side zu einem ERP-System betrieben wird.
- Wurde im SAP TM eine Einkaufsorganisation im Organisationsmodell definiert, ist es für die kreditorische Abrechnung erforderlich, diese TM-Einkaufsorganisation (interne ID) einer Einkaufsorganisation im ERP-System zuzuordnen.
- Ähnlich ist es bei der debitorischen Abrechnung: Hier muss die Verkaufsorganisation (interne ID) aus dem SAP TM–Organisationsmodell den Vertriebsorganisationen im ERP-System zugeordnet werden.
Zusammenfassung
- Es handelt sich um ein Hybrid-Konstrukt – „transportierbare Stammdaten“.
- Für das Konzernlogistikszenario sind besondere Einstellungen notwendig.
- Die Organisationsstruktur kann auf der Struktur eines angebundenen SAP ERP-Systems basieren, es können jedoch auch Org.-Einheiten angelegt werden, die im SAP ERP nicht vorhanden sind.
Zu all den Fragestellungen rund um das Thema Organisationsstrukturen in SAP TM steht Ihnen unser Beraterteam zur Seite! Bei Fragen zu diesem oder anderen Themen im Blog wenden Sie sich gerne an blog@leogistics.com.
Jana Kliche
Christine Kettner
Consultants SAP TM
