Abrechnung von Transportkosten innerhalb einer Unternehmensgruppe
Es gibt Unternehmen, die Logistikdienstleistungen an externe Dienstleister auslagern. Daneben gibt es Unternehmen, die einen Logistikdienstleister im eigenen Unternehmensverbund vorziehen. Die Gründe hierfür sind vielseitig: die Furcht vor einer übergroßen Abhängigkeit vom externen Dienstleister, Qualitätsargumente sowie mögliche Kosteneinsparungen.
Jeder Transport von Waren kostet. Auch der Logistikdienstleister innerhalb der Unternehmensgruppe, der Dienstleistungen für Schwesterunternehmen erbringt, möchte Geld verdienen oder zumindest kostendeckend arbeiten. Doch wie funktioniert die Abrechnung von Transportkosten in solch einem Intercompany-Fall?
Wir haben uns damit befasst, wie mithilfe von SAP S/4HANA TM (Transportation Management) die Geltendmachung der Kosten für die Erbringung von Transportdienstleistungen innerhalb einer Unternehmensgruppe realisiert werden kann und welche spezifischen systemseitigen Einstellungen hierfür notwendig sind.
Welches Geschäftsszenario wird untersucht?
Das Hauptaugenmerk liegt auf folgenden Gegebenheiten:
Die Konzernlogistik ist ein
- rechtlich selbständiges Unternehmen
- innerhalb einer Unternehmensgruppe,
- das selbst keine Produkte fertigt, sondern
- ausschließlich als Logistikunternehmen fungiert.
Es ist vorwiegend für die unternehmensgruppen-internen Fertigungsunternehmen tätig. Unsere exemplarische Unternehmensgruppe besteht aus dem Konzernlogistikunternehmen (z. B. SAP-Buchungskreis 0002) und einem produzierenden Unternehmen (z. B. SAP-Buchungskreis 0003); dieses wird auch als „Verladerunternehmen“ bezeichnet.
Zunächst werden wir aufzeigen, welche Prozesse noch mit unserem Fokusszenario verbunden sein können. Aus diesem Grund ist in folgender Prozessdarstellung nicht nur die unternehmensgruppen-interne debitorische Abrechnung des Konzernlogistikunternehmens als ausführender Transportlogistikdienstleister dargestellt, sondern auch die debitorische Abrechnung an unternehmensgruppen-externe Unternehmen. Außerdem wollen wir kurz das Konzept der kreditorischen Abrechnung beleuchten.
Grundlegend ist noch zu sagen, dass im SAP TM die aus dem SAP ERP bekannten Begriffe „Debitor“, „debitorisch“ sowie „Kreditor“ und „kreditorisch“ nicht vorkommen. Eine mit dem SAP ERP integrierte debitorische Abrechnung wird nichtsdestoweniger unterstützt.
Zur Abbildung: Technisch gehören zu diesem Prozess im SAP TM auch sogenannte Frachteinheiten, sie sind zur Vereinfachung hier jedoch nicht abgebildet.
- Kreditorische Abrechnung – Das Konzernlogistikunternehmen als Kunde eines ausführenden Logistikdienstleisters
Das Konzernlogistikunternehmen führt Transporte, für die es beauftragt wurde, möglicherweise nicht nur mit dem eigenen Fuhrpark durch, sondern es beauftragt diese ggf. an andere Transportdienstleister unter. Dieser Prozess ist in der Abbildung mittig in weiß dargestellt.
Hierfür erstellt das Konzernlogistikunternehmen in seinem SAP S/4HANA TM System einen Frachtauftrag, auf den wiederum relevante Frachteinheiten verplant werden. Nach der Kalkulation der Frachtkosten wird der sogenannte Frachtabrechnungsbeleg erstellt. Dieser dient der kreditorischen Abrechnung mit dem beauftragten externen Spediteur.Bei der Übertragung der Daten eines Frachtabrechnungsbelegs in das SAP ERP-System wird eine Bestellung und ein Leistungserfassungsblatt (Lerf) im Modul MM generiert. Je nach Absprache mit dem Spediteur erfolgt gegen die Beträge, die im TM errechnet wurden, anschließend entweder die Prüfung der Spediteursrechnung oder das interne Konzernlogistikunternehmen rechnet per „Gutschriftsverfahren“ (Self-Billing) mit dem Spediteur ab.
- Die „klassische“ debitorische Abrechnung – Rechnungsstellung an unternehmensgruppen-externe Drittunternehmen
Im Schaubild auf der linken Seite ist in blau der – wenn man die Historie des SAP Transportation Management betrachtet – „klassische“ Fall der debitorischen Abrechnung dargestellt: Ein unternehmensgruppen-externes Drittunternehmen beauftragt das Logistikunternehmen (in unserem Fall das Konzernlogistikunternehmen), einen Transport auszuführen.
Um das Szenario systemseitig abzubilden, wird zunächst im SAP S/4HANA TM des Konzernlogistikunternehmens ein Speditionsauftrag als Transportbedarf angelegt. Die vom System gebildeten Frachteinheiten werden auf einen oder mehrere Frachtaufträge verplant. Anschließend werden die Transportkosten auf Basis des Speditionsauftrags berechnet und ein Speditionsabrechnungsbeleg erstellt. Dessen Daten werden an das ERP-System des Konzernlogistikunternehmens übermittelt, wo automatisch eine Kundenrechnung im Modul SD generiert wird. Diese geht anschließend als Eingangsrechnung beim Drittunternehmen ein.
- Debitorische Abrechnung – Das Konzernlogistikunternehmen als ausführender Logistikdienstleister
Kommen wir nun zu unserem eigentlichen Fokusthema: Ein unternehmensgruppen-internes Verladerunternehmen beauftragt das Konzernlogistikunternehmen, einen Transport auszuführen. Dieser Prozess ist im Schaubild auf der rechten Seite in grün abgebildet.
Zunächst erstellt das unternehmensgruppen-interne Verladerunternehmen in seinem SAP ERP-System einen Kundenauftrag bzw. bei einer lieferbasierten Integration zusätzlich eine Lieferung. Auf dieser Basis wird im SAP S/4HANA TM System des Konzernlogistikunternehmens ein auftragsbasierter, respektive lieferungsbasierter Transportbedarf generiert, auch bekannt als ATB bzw. LTB. Anstelle des Kundenauftrags könnte alternativ auch eine Bestellung oder eine Umlagerbestellung stehen, die im Prozessverlauf ebenfalls zu einer Transportbedarfserzeugung im SAP S/4HANA TM des Konzernlogistikunternehmens führt.
Die Zuordnung des Transportbedarfs zu Frachtaufträgen (bzw. im See- und Luftfrachtbereich zu Frachtbuchungen), erfolgt üblicherweise über Frachteinheiten. Nach der Ausführung des Frachtauftrags erfolgt die Kalkulation der internen Kosten auf Basis des ATB/LTB. Für die Abrechnung wird im Anschluss ein sogenannter interner Abrechnungsbeleg erstellt. Bei der Übertragung der Daten eines internen Abrechnungsbelegs an das SAP ERP-System des Konzernlogistikunternehmens wird eine Kundenrechnung (Faktura) im Modul SD generiert.
Für den Fall, dass die Kosten im Verladerunternehmen verursachungsgerecht verbucht werden sollen, muss zunächst aus der SD-Rechnung heraus über ein IDoc die Buchung einer eingehenden Rechnung im Verladerunternehmen angestoßen werden. Im Rahmen der Eingangsverarbeitung des IDocs wird wiederum im System des Verladerunternehmens zusätzlich zur Buchung der kreditorischen Eingangsrechnung im FI ein sogenanntes ABD (Agency Business Document bzw. LO-AB-Beleg) angelegt, über das die Kostenverteilung erfolgt. Die verursachungsgerechte Verteilung ist optional und funktioniert nur, wenn alle beteiligten Unternehmen des Konzerns dasselbe SAP ERP nutzen.
Spezifische Einstellungen im SAP TM
Damit der gesamte Prozess der unternehmensgruppen-internen debitorischen Abrechnung reibungslos funktioniert, sind u. a. folgende Einstellungen notwendig.
- Integration von Aufträgen bzw. Lieferungen:
ATB/LTB Transportbedarfsart anlegen und sowohl das Flag für die interne Kostenberechnung als auch die interne Abrechnung setzen. Zusätzlich sollte die interne Abrechnungsbelegart als standardmäßige interne Abrechnungsbelegart in das vorgesehene Feld eingetragen werden. - Belegart für die internen Abrechnungsbelege:
Speditionsabrechnungsbelegart vom Typ „interner Abrechnungsbeleg“ anlegen. Wenn die Option der verursachungsgerechten Kostenverteilung mit Generierung eines ABD genutzt werden soll, muss das Flag für die interne Kostenverteilung aktiviert werden. - Aufbau der TM-Organisationsstruktur:
Der TM-Organisationsstruktur kommt im Konzernlogistikszenario ganz besonders große Bedeutung zu. Zum einen muss der Niederlassung des Konzernlogistikunternehmens ein entsprechendes Kostenprofil zugewiesen werden.
Um Kosten bzw. Erlöse be- und abrechnen zu können, sind jedoch noch einige weitere Besonderheiten beim Aufbau der TM-Organisationsstruktur zu beachten. Auf diese werden wir in unserem nächsten Blogbeitrag eingehen, der die Organisationsstrukturen im SAP Transportation Management in den Fokus nimmt. - Interne Vereinbarung:
Zusätzlich muss eine Interne Vereinbarung mit geltenden Tarifpreisen zwischen der Niederlassung des Konzernlogistikunternehmens und dem Schwesterunternehmen als Geschäftspartner gepflegt werden.
Spezifische Einstellungen im SAP ERP
Für einen nahtlosen End-to-End-Prozess muss natürlich auch die Integration in das SAP ERP-System richtig eingestellt sein.
- TM-Integrationscustomizing für die Fakturierung:
Für die Integration des TM mit dem Modul SD werden über Mapping-Tabellen zum einen die sogenannten TM-Kostenarten definiert und anschließend Konditionsarten aus dem SD zugeordnet. Zum anderen werden Organisationseinheiten für den Vertrieb zugeordnet, was u. a. die Fakturaart beinhaltet. - Zuordnung für die Kostenverteilung:
Um die Option der verursachungsgerechten Kostenverteilung mit Generierung eines ABD nutzen zu können, muss das TM-Integrationscustomizing für die Buchung über das Agenturgeschäft gepflegt sein. Außerdem müssen zwingend die Einstellungen gemacht werden, die zur Erzeugung einer Eingangsrechnung im Modul FI notwendig sind. Diese sind im Hinweis https://launchpad.support.sap.com/#/notes/2157070/D beschrieben.
Grundvoraussetzungen und Einschränkungen
Das Konzernlogistikszenario ist bereits seit mehreren Jahren verfügbar: ab der SAP TM Business Suite-Version 9.3. Im S/4HANA Embedded TM wird das Konzernlogistikszenario derzeit noch nicht unterstützt. Demnach kann es nur in einer side-by-side System-Konstellation, in der das SAP S/4HANA TM als dezentrale Instanz mit dem SAP ERP verbunden ist, umgesetzt werden.
Unsere Zusammenfassung
- Das Konzernlogistikszenario ermöglicht die Abrechnung an Schwesterunternehmen innerhalb einer Unternehmensgruppe.
- Auch die verursachungsgerechte Verteilung der Kosten ist möglich.
- Es sind Besonderheiten im Customizing auf TM- und ERP-Seite zu beachten.
Zu all diesen Fragestellungen rund um das Thema Konzernlogistik beraten wir Sie gerne! Bei Fragen zu diesem oder anderen Themen im Blog wenden Sie sich gerne an blog@leogistics.com.
Janine Härtel
Christine Kettner
Jana Kliche
Consultants SAP Transportation Management
