Wie Sie Ihren Check-in-Prozess durch den Einsatz von Terminals Standardisieren und automatisieren
Einige unserer Blogartikel thematisieren die Optimierung von Durchlaufzeiten für LKWs auf dem Werksgelände. Dabei geht es um die Avisierung von Ankunftszeiten, die rechtzeitige Bereitstellung von Gütern und den Self-Check-In.
Heute möchten wir eine weitere Komponente zur Prozessverbesserung vorstellen: Das Terminal.
Was sind Terminals?
Ein Terminal ist ein Endgerät zur Eingabe und Anzeige von Daten. Im Prozess der Be- und Entladung bieten sie als eigenständige Hardware dem Nutzer die Möglichkeit, für den Prozessablauf notwendige Daten zu erfassen und zu speichern. Damit sind Terminals in den verschiedensten Bereichen einsetzbar und durch benutzergeführte Bild- und Eingabereihenfolge ohne Schulung auch durch externe Nutzer bedienbar. Dies schafft ein hohes Maß an Transparenz und Prozesssicherheit und erhöht die Durchlaufzeiten der LKWs.
Vorteile für den Verlader
Im Rahmen der Selbstregistrierung bei Ein- und Ausfahrt sowie bei der Tara-, Voll- und Leerverwiegung bieten Terminals die Möglichkeit, den Fahrer in den Prozess mit einzubeziehen. Für das verladende oder empfangende Unternehmen bedeutet dies zudem einen geringeren Personalbedarf.
Die Abfertigung der Fahrzeuge kann mit Hilfe eines Terminals weiter standardisiert und automatisiert werden.
Ein vorgegebener, fester und systemgestützter Ablauf sorgt für Prozesssicherheit; ein Eingriff ist nur noch im Ausnahmefall notwendig. Zusätzlich erfolgt die Datenaufnahme geordnet und in einheitlicher Form.
Vorteile für den Fahrer
Neben dem Verlader bietet ein hardware-gestützter Prozess auch eine Reihe von Vorteilen für den Fahrer. Dabei dürfte die Bedienung der Anwendung in eigener Sprache den größten Mehrwert für den Fahrer darstellen. Hinzu kommen kürzere Wartezeiten und die leicht verständliche, digitale Belehrung zu standortspezifischen Besonderheiten.
Eine automatische Plomben-Ausgabe und Vermerk der Plomben-Nummer auf Lieferpapieren minimiert durch die digitale Prozessführung in der alltäglichen Abfertigung ein Risiko – in vielen Fällen hervorgerufen durch Missverständnisse und Verständigungsprobleme.
Erhöhung der Sicherheit auf Ihrem Werksgelände
Werden Sicherheitsunterweisungen in den Registrierungsprozess mit eingebunden, können wichtige Informationen mit dem LKW-Fahrer ausgetauscht werden:
- Welche besonderen Regeln sind bei Besuch des Werks zu beachten?
- Welche Ladung und welche Form der Ladungssicherung wurde gewählt?
- Wurden alle Informationen hinsichtlich DSG-VO zur Verfügung gestellt und akzeptiert?
Auch das Drucken von Laufzetteln zur besseren Orientierung im Prozess und auf dem Gelände kann sich als sehr hilfreich erweisen: Durch gedruckte Laufzettel und ggf. Unterstützung durch Großanzeigen werden Irrläufer und daraus folgende riskante Wendemanöver minimiert.
Schlussendlich erhöhen Prüfungen auf gültige Eingaben wie Telefonnummer, Kennzeichen oder Containernummer zusätzlich die Sicherheit auf Ihrem Werksgelände.
Die Wahl der richtigen Hardware und des Aufstellortes
Ein Unterstand für Terminals zum zusätzlichen Witterungsschutz im Außenbereich ist sehr zu empfehlen. Dies gilt auch hinsichtlich der Aufstellsicherheit, insbesondere zum Schutz vor Vandalismus und Beschädigungen durch LKWs. Generell sind Terminals als Indoor- und Outdoor Varianten verfügbar. Ist die Bedienung von Terminals aus dem Fahrzeug heraus vorgesehen, ist zusätzlich ein baulicher Anfahrschutz vorzusehen.
Verbaute Ein- und Ausgabegeräte sowie die Materialien sollten so gewählt werden, dass diese Sonneneinstrahlung und Witterungsbedingungen trotzen. Eine Bedienbarkeit muss auch bei widrigen Wetterbedingungen uneingeschränkt garantiert werden. Ebenfalls ist ein Einbau von Heiz- und Klimaelementen sinnvoll, um der verbauten Technik eine ideale Umgebungsbedingungen zu schaffen und die Funktionsfähigkeit ebendieser zu gewährleisten.
Zur Funktionsfähigkeit von Selbstbedienungsterminals ist von baulicher Seite ein Strom- sowie ein Netzwerkzugang vorzusehen. Der Netzwerkzugang ist in Einzelfällen auch per WLAN oder über das Mobilfunknetz möglich. Für höchstmögliche Verfügbarkeit empfehlen wir eine kabelgebundene Lösung.
Smarte Self-Check-in-Terminals
Eine erfolgreiche Integration von externen Dienstleistern in Ihre Logistikprozesse zeichnet sich auch dadurch aus, dass Selbstbedienungsterminals nicht als Insellösungen bereitgestellt werden, sondern die Check-In- und Wagenterminals direkt in Ihre SAP-Landschaft integriert werden.
Profitieren Sie dadurch von Informationsvalidierungen und direktem Stammdatenzugriff. Steuern Sie die Hardware im Terminal (z. B. Drucker und Scanner) direkt an.
Aus dem Terminal heraus können Sie auch weitere Hardware ansteuern, die sich in unmittelbarer Nähe befindet, wie Schranken und Ampeln. Dadurch erhöhen Sie die Prozesssicherheit und vereinfachen die technische Installation.
Die Software für Terminals
Von größter Bedeutung ist die Möglichkeit, Prozesse flexibel über Dialogbilder zu steuern. Dabei sollte sich die Bildfolge an dem jeweils nächstnotwendigen Prozessschritt orientieren.
Aus User-Experience-Sicht sollten die Terminal Dialoge den bekannten und gelebten Guidelines für Touch-Screen Apps folgen, die jedermann unbewusst auch vom Smartphone kennt. Die Oberflächen des Selbstbedienterminals sollten die Möglichkeit vorsehen, Zusatzinformationen wie Kommentare oder standortspezifische Sonderfelder wie Nummern von Bescheinigungen und Zertifikaten aufzunehmen.
- Auswahl Sprache
- Eingeben oder Scan Referenznummer
- Eingabe Kennzeichen
- Eingabe persönliche Daten
- Eingabe Mobilfunknummer
- Bestätigung Sicherheitsunterweisungen
- Zusammenfassung
- Erfolgsbildschirm mit weiteren Anweisungen
Sollte ein Bediener doch einmal Probleme mit der Anwendung haben, ist eine Gegensprechanlage sowie die Möglichkeit für den Remote-Zugriff auf die Terminaloberfläche notwendig. Hierdurch kann dann ein Mitarbeiter gemeinsam mit dem Besucher den Prozess durchführen. Sollte es einem Benutzer nicht möglich sein, den Prozess im Rahmen der Toleranzzeit abzuschließen, empfehlen wir, mit Hilfe eines Time-Outs einen Neustart zu erzwingen.
Bilder sagen mehr als tausend Worte
Wo immer möglich, sind simple Bilder oder Piktogramme einer komplexeren Wortformulierung vorzuziehen. Nichtsdestotrotz sind textgebundene Informationen unumgänglich.
Um hier für eine größtmögliche Verständlichkeit zu sorgen, muss es für den Benutzer möglich sein, eine Sprache auszuwählen. Im Idealfall sind hier die gängigsten Sprachen der potenziellen Bediener vorzusehen. Neben der Verwendung eingängiger Bilder kann eine Fortschrittsanzeige die User Experience erhöhen.
In nur drei Schritten zum Prototypen
Bereits mit geringem Aufwand ist es auch auf Ihrem Werksgelände möglich, die Vorteile einer (oder mehrerer) Terminalanwendungen zu testen und damit die potenziellen Prozessteilnehmer zu überzeugen.
Hierfür sind nur drei Schritte notwendig:
- Prozessaufnahme für Check-In / Check-Out
- Konfiguration einer Applikation inkl. Bildfolge und Eingabefeldern
- Installation der Applikation auf einem Tablet für erste, begleitete Tests mit den zukünftigen Anwendern
Nachdem diese Schritte durchlaufen wurden (inkl. etwaigen Verbesserungen, die sich aus dem Testbetrieb ergeben) kann dann mit der Aufstellung eines physischen Terminals und dessen Einbindung in den Live-Betrieb fortgefahren werden.
Integrierte Prozesse durchSoftware und Hardware aus einer Hand
Eine besonders hohe Akzeptanz von Selbstbedienungsterminals ist immer dann gegeben, wenn diese perfekt mit den weiteren vorhandenen IT-Systemen zusammenspielen. Bei von uns bereitgestellten leogistics-Terminals ist die auf den Geräten laufende Applikation mit der dahinterliegenden Software zur Hofsteuerung voll integriert. Dies gilt sowohl für die SAP-basierte on-premise Lösung leogistics d.s.c., als auch für die myleo / dsc Produktwelt.
Sind Sie an der Aufstellung und Einbindung von Terminals zur Automatisierung von LKW-Prozessen auf Ihrem Werksgelände interessiert? Sprechen Sie uns an!
Bei Fragen zu diesem oder anderen Themen im Blog wenden Sie sich bitte an blog@leogistics.com.
