Was erfolgreiche Beratung in der Lagerlogistik auszeichnet

Matthias Kraus

Matthias Kraus

SAP EWM-Beratung im Fokus

Sie planen in Ihrem Unternehmen den Um- oder Einstieg in die SAP-Welt, um Ihr Lager für die Zukunft des Warehousings fit zu machen? Die Anpassung oder Optimierung einer bestehenden SAP-Lösung oder einfach nur einen System (Health) Check? Dann werden Sie automatisch mit der Frage konfrontiert, welche Unterstützung Sie sich für dieses Vorhaben ins Unternehmen holen. Eine grundlegende Kundenberatung sollte im Zuge einer Implementierung keinesfalls ins Hintertreffen geraten. Denn gute Beratung ist das Kernelement jeder Dienstleistung, um zusätzliche Vorteile aus einem Implementierungsprojekt generieren und Prozesse zukunftssicher machen zu können.
Beratung Roadmap

Beratung: Aufwands- und Budgetplanung mit allen Stakeholdern

Aufgrund langer und intensiver Projektarbeit im System verfügen SAP-Berater:innen über weitaus mehr Stärken, als lediglich Anpassungen oder Neuimplementierungen realisieren zu können.

Bereits in sehr frühen Phasen eines Projekts empfehlen wir, Beratung und alle Stakeholder an einen Tisch zu bringen, um gemeinsam die Anforderungen, den strategischen Bebauungsplan sowie eine Zieldefinition für die individuelle Roadmap zu skizzieren. Daraus wird eine grobe Aufwands- und Budgetplanung abgeleitet. Diese ermöglicht es, die kommende Projektphase mit all ihren Wechselwirkungen auf andere Projekte und Abhängigkeiten im globalen IT-Kontext des Unternehmens zu konzipieren. Das schafft Vertrauen in die Lösung, Verlässlichkeit in die Machbarkeit und monetäre Planungssicherheit.

Beratungsprozess

Weitsicht verhindert Chaos in der eigenen IT

Welche Anforderungen das Projekt an die eigene IT und die Fachbereichsressourcenstruktur hat, gilt es frühzeitig zu ermessen. Viel zu oft wird dieser Aufwand unterschätzt. Ein verlässlicher und strategischer Partner, der zum einen die zentralen Rollen während des Go-lives, aber auch über diesen Zeitpunkt hinweg, übernimmt sowie die kontinuierliche Optimierung und Flexibilisierung im Blick hat, ist daher essenziell.

Ein wichtiger Aspekt in dieser frühen Phase ist die Entscheidung für ein Deployment. In der aktuellen SAP-Landschaft bieten sich mehrere Möglichkeiten in komplexer Verzahnung und Integration für die jeweils richtige Lösung an. Dabei reicht es nicht aus, die angrenzenden Module wie SD, PP und MM in einem Lagerprojekt auszuklammern. Vielmehr benötigt es einen integrativen Ansatz, der weitere Optionen für zukunftssichere Prozesse und Erweiterungen des Produktportfolios, zum Beispiel mit SAP TM zur Transportplanung, mit einbezieht.

Gemeinsam Visionen schaffen

Mithilfe strukturierter Methoden und fundiertem Hintergrundwissen bezüglich der Möglichkeiten, die das System bietet, können die meisten Berater:innen bei der Entwicklung einer Vision für die individuelle Lagerlogistik der Zukunft behilflich sein.

Mit einer ergebnisoffenen Herangehensweise und einer Beratung über Modul- und Prozessgrenzen hinweg können alle Funktionen und Verläufe erfasst und entsprechend innovativ umgesetzt werden. Es ist dabei wichtig, nicht an den Grenzen der Lagerlösung Halt zu machen, sondern im Bedarfsfall die Modulberatung in angrenzenden Bereichen mit einzuschließen. So können Pain Points frühzeitig erkannt und ein gemeinsames Verständnis geschaffen werden, das nachhaltig aktive Verbesserungen hervorbringt und die Effizient, Stabilität und Flexibilität steigert.

Standardnahe Implementierungen verringern Risiken und Kosten

Auch hier ist es nicht damit getan, den Status quo im neuen System abzubilden, sondern Prozesse so zu implementieren, dass sie zum einen möglichst nah am Standard sind und zum anderen die Anforderungen des Kunden abdecken bzw. durch Optimierungen sogar übertreffen.

Die beratende Tätigkeit in dieser Phase inkludiert neben der reinen Prozessanalyse auch, das Design der Lösung mittels Prozesstransfer von der alten in die neue Welt zu übertragen. Dabei ist es essenziell wichtig, dass die Beratung auf eine umfangreiche Erfahrung aus diversen Projekten zurückreifen kann. Aus Erfahrung weiß man, wie vergleichbare Herausforderungen gelöst wurden und was im System möglich ist, um den Kunden mit wertvollem Input bestmöglich zur Seite stehen zu können. So lohnt sich bei der Einführung oftmals eine geringfügig kostenintensivere Variante, die wiederum eine wartungsärmere, langfristig günstigere und transparentere Endlösung zur Folge hat. Vorgefertigte Templates können dabei hilfreich sein und wertvolle Zeit einsparen.

Change Requests vermeiden – niemand möchte mehr zahlen, als verhandelt wurde!

Erfahrene Berater:innen sind in der Lage, alle Prozessvarianten des Kundens zu validieren und eine vollständige sowie belastbare Spezifikation zu erstellen. So können später auftretende Change Requests vermieden werden, die das Budget ungeplant belasten.

Nach der Konzeption ist es für die Beratung nicht damit getan, die resultierenden Implementierungspakete an den Entwickler abzugeben. Vielmehr ist sie dafür verantwortlich, die Schnittstelle zwischen den Anforderungen und der finalen Lösung zu sein. In Zusammenarbeit mit dem Kunden werden die Prozesse dann nach gemeinsamem Ermessen und der jeweiligen Projektmethodik gestaltet, wobei die Beratung in regelmäßigen Abständen Teilergebnisse präsentiert und Feedback einholt. Notwendige Anpassungen werden so frühzeitig erkannt und im globalen Projektkontext bewertet.

Trainings von Key Usern rechtzeitig starten

Während dieser Phase konzipieren Berater:innen idealerweise Schulungs- und Testpläne mit ihren Key Usern. Auch hier ist wieder Erfahrung gefragt: Welche Detaillierung wird benötigt? Welche Varianten an Testfällen müssen berücksichtigt werden? Wie viele Testzyklen sind zu erwarten? Wie gestaltet sich ein Massentest? usw. Weitere klassische Beratungsaufgaben sind Berechtigungskonzepte, Konzepte für eine stabile und sichere Migration, Anforderungen von Wirtschaftsprüfern, Fallback-Szenarien und die Ausarbeitung von Cut-Over-Listen .

Go-live und Hypercare

Begleitend zu den Tests geht es auf die heiße Phase zu: den Go-live und die anschließende Hypercare-Phase. Hier unterstützt die Beratung bei der Planung der Ressourcen, der Koordination von Cut-Over-Aktivitäten und nicht zuletzt bei der Validierung des Systems nach dem Go-live.

Gleichzeitig ist Expertise gefragt, wenn im Zuge des Go-lives unverzüglich Workarounds für auftretende Problemen gefunden und entsprechende Prozessanpassungen konzipiert werden müssen. Die besondere Herausforderung ist, dass die Beratung zu jeder Zeit das Risiko von Änderungen und ihren Auswirkungen auf den End-to-End-Prozess im Auge behalten muss, um schließlich ein stabiles System mit funktionierenden Prozessen gewährleisten zu können. Die Verknüpfung des Lagers mit externen Prozessinformationen und vollständige Integration in die Supply Chain ist dabei nur ein Beispiel für die ganzheitliche Ausrichtung sämtlicher Prozessbestandteile. Ein solcher End-2-End-Ansatz ist unabdingbar, um alle Supply-Chain-Prozesse und -Anwendungen umfassend abdecken zu können.

Was passiert nach dem Go-live?

Aufgrund ihrer in Kundenprojekten erworbenen Erfahrungen sind Berater:innen auch für eventuell nachgelagerte Optimierungsphasen die richtigen Ansprechpersonen. So sind sie in der Lage, valide Potenziale bestmöglich auszuarbeiten und diese in die implementierten Prozesse zu integrieren.

Zusammenfassend nehmen Berater:innen innerhalb eines Projektes eine zentrale Rolle ein – ob als Strateg:innen, Implementierer:innen, Trainer:innen, Qualitätssicherung oder bisweilen sogar als „Psycholog:innen“. Unterm Strich sind es die Erfahrung, das Know-how und die gemeinsame Zielausrichtung mit dem Kunden, die erfolgreiche Projekte entlang der Supply Chain entstehen lassen.

Wir sind für Sie da!

Haben Sie Lust bekommen, einen unserer Berater:innen kennenzulernen, so sprechen Sie uns gerne an. Gemeinsam bringen wir Ihr Lager in die Zukunft! Wenn Sie Fragen zu diesem oder anderen Themen in unserem Blog haben, wenden Sie sich gerne an blog@leogistics.com.

Matthias Kraus
Consulting Director SAP EWM

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Christian Piehler
Mitglied der Geschäftsleitung

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