Die Pforte als Startpunkt effizienter Logistikprozesse
Stau an der Werkspforte, Rückfragen am Telefon, handschriftliche Notizen auf Papier – für viele Logistikstandorte ist das noch immer Alltag. Dabei entscheidet sich genau hier, an der Pforte, wie effizient der gesamte weitere Prozess verläuft. Die Pforte ist der erste Kontaktpunkt eines Fahrers mit einem Werk oder Logistikstandort – und damit der Ausgangspunkt aller nachgelagerten Yard- und Logistikprozesse.
Dennoch sind Check-in-Abläufe vielerorts noch manuell, fragmentiert und nicht durchgängig in digitale Systeme integriert. Steigende Transportvolumina, enge Zeitfenster und wachsende Anforderungen an Transparenz machen diese Vorgehensweise zunehmend ineffizient. Eine digitale Pforte schafft hier die Grundlage für strukturierte, transparente und zukunftssichere Check-in-Prozesse.
Kurz zusammengefasst für Entscheider:
Eine digitale Pforte reduziert Standzeiten, entlastet Personal, schafft Echtzeit-Transparenz und ist der Schlüssel für skalierbares, standortübergreifendes Yard Management, insbesondere bei steigenden Volumina, Zeitfensterdruck und SAP-Landschaften mit mehreren Backend-Systemen.
Der Status quo: Warum manuelle Check-ins zum Bremsklotz werden
In vielen Unternehmen beginnt der Check-in-Prozess noch immer mit persönlichen Anmeldungen an der Pforte. Fahrer nennen ihre Transportdaten mündlich oder füllen Formulare auf Papier aus. Die erfassten Informationen werden anschließend manuell in verschiedene Systeme übertragen oder telefonisch weitergegeben.
Häufig existieren mehrere Insellösungen, die nicht miteinander verknüpft sind. Standards fehlen oder unterscheiden sich je nach Standort, Schicht oder Mitarbeitenden an der Pforte. Änderungen oder Sonderfälle müssen spontan geklärt werden, was Rückfragen und Verzögerungen nach sich zieht.
Eine zentrale, aktuelle Sicht auf ankommende Fahrzeuge oder den Status einzelner Transporte ist meist nicht vorhanden. Medienbrüche, hoher manueller Aufwand und eingeschränkte Transparenz prägen so den gesamten Ankunfts- und Yardprozess.
Mit steigenden Volumina, knapperen Slots und höheren Compliance-Anforderungen wird die Pforte zunehmend zum Engpass oder zum Steuerungshebel.
Das Zielbild: Die digitale Pforte als zentraler Prozesshub
Ziel einer digitalen Pforte ist es, Check-in-Prozesse durchgängig zu digitalisieren, zu standardisieren und transparent zu gestalten, vom ersten Kontakt an der Einfahrt bis zur Übergabe an Yard und Rampe. Manuelle Tätigkeiten werden reduziert, Prozesse automatisiert und alle Beteiligten arbeiten in Echtzeit mit konsistenten Informationen.
So wird die Pforte vom reinen Kontrollpunkt zum aktiven Steuerungselement im Yard- und Logistikprozess.
Was eine digitale Pforte heute leisten muss
Eine moderne digitale Pforte umfasst typischerweise:
- automatisierte Fahrer- und Fahrzeugidentifikation
- systemseitige Validierung von Transport, Slot und Berechtigungen
- Gate-In-Zeitstempel als KPI-Grundlage
- regelbasierte Zuweisung von Yard-Zonen und Rampen
- geführte Fahrerinformation zur Reduktion von Fehlfahrten
Ein zentraler Baustein digitaler Check-in-Prozesse ist die automatisierte Identifikation von Fahrern und Fahrzeugen. Bei der Ankunft können diese beispielsweise über Kennzeichenerkennung, QR-Code oder RFID erkannt werden. Alternativ erfolgt der Check-in über ein Self-Service-Terminal oder eine mobile Anwendung. Medienbrüche durch manuelle Datenerfassung entfallen, der Prozess startet direkt digital.
Darauf aufbauend prüft das System automatisch, ob ein gültiger Transportauftrag, ein gebuchter Slot sowie die erforderlichen Zugangsberechtigungen vorliegen. Fahrer, Fahrzeug und Fracht werden mit angebundenen Systemen abgeglichen. Erst nach erfolgreicher Validierung wird die Einfahrt freigegeben.
Mit dem erfolgreichen Check-in wird zudem ein exakter Gate-In-Zeitstempel erfasst und der Transportstatus aktualisiert, etwa von „Angekündigt“ auf „Eingetroffen“. Diese Informationen bilden die Grundlage für KPIs, Standzeitberechnungen und eine transparente operative Steuerung.
Anschließend erfolgt die automatische Zuweisung von Yard-Zonen, Stellplätzen oder Be- und Entladerampen. Dabei berücksichtigt das System gebuchte Zeitfenster, aktuelle Auslastungen sowie definierte Prozessregeln. Yard- und Rampenkapazitäten lassen sich so gezielt und vorausschauend steuern.
Ergänzt wird der Prozess durch eine geführte Fahrerinformation. Über Anzeigetafeln oder mobile Anwendungen erhalten Fahrer klare Navigationshinweise, etwa zur zugewiesenen Rampe oder Wartezone. Rückfragen und Fehlfahrten werden reduziert, die Sicherheit auf dem Gelände erhöht und der Prozess bleibt für alle Beteiligten transparent nachvollziehbar.
Der messbare Mehrwert digitaler Check-in-Prozesse
In der Praxis zeigt sich: Standorte mit hohem LKW-Aufkommen können den manuellen Check-in-Aufwand um bis zu 40–60 % reduzieren, insbesondere in Mehrschichtbetrieben oder bei stark schwankenden Ankunftsprofilen. Das wirkt sich direkt auf Personalkosten, Standzeiten und Durchsatz aus. Wiederkehrende Tätigkeiten werden automatisiert abgebildet, wodurch Personalressourcen gezielter eingesetzt werden können. Gleichzeitig sinkt die Fehleranfälligkeit, und aufwendige Nacharbeiten werden vermieden.
Auch die Geschwindigkeit der Abwicklung profitiert deutlich. Wartezeiten bei der Einfahrt verkürzen sich, Fahrzeuge werden schneller und gezielter ins Yard oder zur Rampe weitergeleitet. Rückstaus lassen sich vermeiden, Durchlaufzeiten messbar reduzieren. Das wirkt sich direkt auf die Produktivität des gesamten Standorts aus.
Ein weiterer zentraler Vorteil ist die durchgängige Transparenz. Alle relevanten Informationen – vom Gate-In-Zeitpunkt bis zum aktuellen Status eines Transports – stehen in Echtzeit zur Verfügung. Disposition, Yard und Lager arbeiten mit denselben Daten und können Abweichungen frühzeitig erkennen und gezielt gegensteuern. Die Planbarkeit steigt, operative Entscheidungen werden fundierter.
Darüber hinaus erhöhen standardisierte und digital geführte Abläufe die Prozessqualität und Sicherheit. Dokumentenprüfungen, Sicherheitsunterweisungen oder Gefahrgutabfragen lassen sich direkt in den Check-in integrieren. Compliance-Anforderungen werden zuverlässig eingehalten und lückenlos dokumentiert.
Nicht zuletzt verbessert sich auch die Fahrerzufriedenheit. Klare Informationen, geführte Prozesse und Self-Service-Optionen reduzieren Unsicherheiten und Wartezeiten. Der persönliche Kontakt an der Pforte wird minimiert, was Abläufe nicht nur effizienter, sondern auch moderner und sicherer macht.
Zwischenfazit: Warum sich der Schritt zur digitalen Pforte lohnt
Digitale Check-in-Prozesse sind ein zentraler Hebel, um Logistikstandorte effizienter, transparenter und zukunftssicher aufzustellen. Sie ersetzen manuelle Abläufe, schaffen klare Strukturen und verbessern die Steuerbarkeit im Yard nachhaltig.
IT- und SAP-Perspektive:
Digitale Check-in-Prozesse entfalten ihren vollen Nutzen erst bei nahtloser Integration in SAP EWM, TM oder ERP. Ereignisse wie Gate-In, Statuswechsel oder Rampenzuweisungen werden systemseitig verfügbar und bilden die Grundlage für durchgängige End-to-End-Prozesse, von der Ankündigung bis zur Abwicklung.
Digitale Check-ins als Teil des leogistics Yard Managements
Digitale Check-ins sind bei leogistics kein isoliertes Feature, sondern integraler Bestandteil eines ganzheitlichen Yard Management Ansatzes. Gerade im Zusammenspiel mit SAP EWM, TM und ERP entsteht so eine durchgängige Steuerung vom Gate bis zur Rampe: regelbasiert, skalierbar und standortübergreifend.
leogistics ermöglicht digitale Check-in-Prozesse als integralen Bestandteil des eigenen Yard Management Systems. Check-in-Apps und Self-Service-Terminals sind dabei nahtlos in das leogistics Yard Management eingebunden und bilden den gesamten Ankunftsprozess strukturiert und transparent ab. Fahrer können sich je nach Szenario mobil im Vorfeld oder direkt vor Ort am Terminal einchecken – ohne auf manuelle Erfassung an der Pforte angewiesen zu sein.
Die Check-in-Terminals unterstützen nicht nur die Identifikation von Fahrern und Fahrzeugen, sondern bilden auch zusätzliche Prozessschritte wie Sicherheitsunterweisungen, Pflichtabfragen oder Checklisten ab. Inhalte und Abläufe lassen sich flexibel anpassen – von einfachen Standardprozessen bis hin zu komplexen, standortspezifischen Regelwerken.
Ein zentraler Vorteil liegt in der hohen Konfigurierbarkeit. Unternehmen definieren selbst, welche Schritte im Check-in erforderlich sind, welche Informationen abgefragt werden und wie die Weiterleitung ins Yard erfolgt. So lassen sich digitale Check-ins exakt auf bestehende Abläufe abstimmen und gleichzeitig standortübergreifend standardisieren. Als Teil des leogistics Yard Managements sorgen sie für durchgängige Prozesse, konsistente Daten und eine verlässliche Grundlage für die operative Steuerung im Yard.
Wir sind für Sie da!
Sie interessieren sich für das Thema der Digitalen Check-Ins? Schicken Sie uns eine Mail unter info@leogistics.com.
Axel Bohnet
Technical Consultant
Jannis Greif
Consultant SAP Logistics
Avid Kauffeld
Senior Consultant SAP Logistics
